Privacy

Privacyverklaring

 

 

 

 

Met ingang van 25 mei 2018 geldt in de gehele EU een nieuwe data- en privacywetgeving, General Data Protection Regulation (GDPR).
Deze staat in Nederland bekend als Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
De Wet Bescherming persoonsgegevens (WBP) komt hiermee te vervallen.

Waarom de AVG?
Door de digitalisering van de samenleving, is er een enorme toename in dataverkeer. Bovendien zorgen steeds slimmere technologieën ervoor dat we online gegevens eenvoudig verzamelen en delen. Met het oog op de risico’s van cybercrime en de vraag van burgers wat er met persoonsgegevens wordt gedaan, heeft de Europese Commissie de Wet bescherming persoonsgegevens vernieuwd.
In het kader van de AVG is deze privacyverklaring op de website geplaatst. Wanneer u in deze praktijk een therapie- of coaching-traject aangaat, verklaart u dat u op de hoogte bent van de tekst op deze pagina, en hiermee akkoord gaat.

 

AVG in deze praktijk – de hoofdlijnen

  • De therapiepraktijk
    In deze praktijk worden door uw therapeut diverse persoonsgegevens van u verwerkt. Deze noodzakelijkheid heeft tot doel om de therapeutische behandeling, dossierverplichting en de financiële afhandeling correct te laten verlopen.
    Er worden in principe géén persoonsgegevens of persoonlijke gegevens voor andere doeleinden dan genoemde verwerkt of uitgewisseld met derden.
    Uw gegevens zijn goed beveiligd tegen onbevoegde toegang.
    Uw gegevens kennen een wettelijk bewaartermijn van 15 jaar.
  • U als betrokkene
    U heeft het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van u verwerkt worden. Ook heeft u recht op inzage, aanpassing en (gedeeltelijke) verwijdering van die gegevens (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad).
    U bepaalt of en zo ja welke informatie aan derden kan worden doorgegeven.

 

AVG in deze praktijk – nader uitgewerkt

1. Uw persoonsgegevens in mijn administratie.
2. Uw persoonlijke gegevens in een dossier.
3. Uw persoonlijke gegevens bij betaling van een consult.
4. Uw gegevens op de nota.
5. Privacy in de correspondentie.
6. Privacy aan de voordeur.
7. Privacy in de wachtkamer.
8. Privacy in de spreekkamer.
9. Beveiliging digitale gegevens.

1. Uw persoonsgegevens in onze administratie
• Om voor (gedeeltelijke) vergoeding door uw ziektekostenverzekering in aanmerking te komen worden er op uw nota uw persoonsgegevens en verzekeringsgegevens vermeld. Dit is de reden waarom ik deze gegevens bij u opvraag.
• Uw persoonsgegevens staan in uw dossier (zie punt 2).
• Een kopie van elke nota wordt opgeslagen in een boekhoudprogramma Reeleezy

2. Uw persoonlijke gegevens in een dossier
• Mijn praktijk is door de beroepsorganisaties, zorgverzekeringen en wetgeving verplicht een registratie en dossier bij te houden van uw persoonsgegevens en uw persoonlijke gegevens.
• Dit dossier bevat persoonlijke, handgeschreven aantekeningen van elke sessie door de therapeut. De handgeschreven werkaantekeningen worden bewaard in een afsluitbare lade in praktijkruimte van de therapeut.
• Uw dossier kent een wettelijk bewaartermijn van 15 jaar (vanaf de laatste behandeling).
• U heeft recht op inzage, aanpassing en (gedeeltelijke) verwijdering van die gegevens (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad en dit past binnen “goed hulpverlener schap”).
• Uw therapeut valt onder het beroepsgeheim. Het beroepsgeheim is de plicht om te zwijgen over feiten en gegevens, die bij het uitoefenen van het beroep bekend raken. Het wordt ook wel zwijgplicht genoemd. Slechts pas na uw schriftelijke toestemming kunnen bepaalde gegevens met derden gedeeld worden.
• U bepaalt zelf of het verstandig is of informatie uit het dossier aan derden kan worden doorgegeven. Over de wenselijkheid daarvan kunt u hulp en advies inwinnen bij uw therapeut.
• Er bestaan situaties waarin het beroepsgeheim kan worden doorbroken. Sinds 2013 zijn alle hulpverleners verplicht de meldcode voor huiselijk geweld en kindermishandeling te gebruiken.

3. Uw persoonlijke gegevens bij betaling van een consult.
• U ontvangt de rekening van het consult via de mail, vanuit het boekhoudprogramma. Reeleezy. Ik kan met dit programma voldoen aan de wettelijke bewaartermijnen, en de fiscale bewaarplicht.
• Een betaling via overschrijving per ABNAMRO bank vermeldt uiteraard wél uw naam op de afschriften en online bankgegevens, anders zou niet vast te stellen zijn wie geld heeft overgemaakt. Onze boekhouder kan hierdoor uw (achter-)naam in de financiële administratie tegenkomen. Dit geldt tevens voor de belastingdienst.

4. Uw gegevens op de nota
• Voor elke sessie ontvangt u een nota. Wilt u in aanmerking komen voor een (gedeeltelijke) vergoeding van de behandeling, dan wil uw ziektekostenverzekering een aantal gegevens van u op de nota terugzien wanneer u deze aanlevert. Dat is de reden waarom ik daarop niet alleen uw naam en adres vermeld, maar ook uw geboortedatum, verzekeringsmaatschappij en relatienummer. Wanneer u uw nota indient bij uw zorgverzekeraar raakt het vragen van hulp (de verrichting) bekend. De inhoud van de behandeling raakt niet bekend. In het kader van het beroepsgeheim wordt hier niet over gecommuniceerd met de vergoedende instantie.
• Wanneer uw werkgever de nota betaalt, dan raakt uw naam en de datum van uw bezoek aan de praktijk bekend, maar ook hier geldt dat op de inhoud van de gesprekken beroepsgeheim rust, en dus nooit opvraagbaar is door de betalende partij.
• Een nota voor personal coaching bevat uitsluitend de gegevens die u of uw bedrijf daar op vermeld wilt zien, maar geen inhoudelijke informatie over de behandeling.
• Mijn werkwijze is de factuur per mail te sturen. U kunt aangeven of u de nota uitgeprint overhandigd wenst te ontvangen.

5. Privacy in de correspondentie
• E-mails over algemene zaken als datum, bevestiging of wijziging van een afspraak kunt u mailen naar info@beplovink.nl vanuit Outlook en het contactformulier via de website.
• Ik adviseer u geen persoonlijke gegevens te mailen.
• Wanneer u toch persoonlijke gegevens naar het standaard mailadres van de praktijk stuurt, dan wordt uw mail met persoonlijke inhoud opgeslagen in een beveildigde map, en uit het mailprogramma verwijderd.
• Schriftelijke correspondentie via PostNL wordt in de brievenbus van de IJzersterk Ondernemen ontvangen. Deze post komt in het postvak van Bep Lovink praktijkhouder.
• De website en mijn diensten hebben niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. Ik kan echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is.
• Ik raad u als ouders aan betrokken te blijven bij de online activiteiten van uw kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder uw ouderlijke toestemming. Als u ervan overtuigd bent dat ik zonder die toestemming persoonlijke gegevens heb verzameld over een minderjarige, neemt u dan contact op via info@beplovink.nl, dan verwijder ik deze informatie.
• Kinderen jonger dan 16 jaar hebben toestemming van beide ouders nodig om een therapie traject te starten.

6. Privacy aan de voordeur.
• Wanneer u aanbelt bent u even te zien op camera, zodat wij kunnen vaststellen of wij via de elektrische deuropener de juiste personen toegang bieden tot het pand. Deze beelden worden automatisch verwijderd, en kennen geen commerciële doeleinden.

7. Privacy in de wachtkamer
• Praktijk voor Psychosociale Therapie kan niet inschatten of u in de gang of in de wachtkamer iemand tegenkomt die u kent.
Mocht u dit uit oogpunt van uw privacy vervelend vinden, dan kunt u dit bij mij aangeven. Ik zal mijn uiterste best doen uw afspraak in te plannen op een tijdstip waarop er geen andere bezoekers in de praktijk zijn. Ik kan hier echter geen enkele aansprakelijkheid voor nemen.

8. Privacy in de spreekkamer.
• Mijn werk als therapeut valt onder het beroepsgeheim. Het beroepsgeheim is de plicht om te zwijgen over feiten en gegevens van derden, die iemand bij het uitoefenen van zijn beroep te weten is gekomen. Het wordt ook wel zwijgplicht genoemd.
• Soms wordt het beroepsgeheim verbroken. Sinds 2013 zijn alle hulpverleners verplicht de meldcode voor huiselijk geweld en kindermishandeling te gebruiken.
• Er worden geen geluids- of video opnames gemaakt in de spreekkamer. Niet door de therapeut, maar ook niet door de cliënt.

9. Beveiliging digitale gegevens.
• Beveiliging website: De website heeft een SSL certificaat.
• Mocht een cliënt de persoonlijke informatie naar het standaard mailadres hebben verstuurd, dan wordt deze opgeslagen in een beveiligd bestand.
• Onze WiFi verbinding wordt niet gedeeld met cliënten of andere bezoekers. Ook alle apparatuur (computer, scanner, printer) zijn met degelijke wachtwoorden beveiligd.
• Er worden in het gebouw IJzersterk Ondernemen digitale beeld- of geluidsopnamen gemaakt t.b.v. inbraak, brand, diefstal en automatisch verwijderd.
• Opname van een sessie zijn eventueel mogelijk in overleg met de cliënt, maar dienen schriftelijk vastgelegd te worden in een document met handtekening. Dit document wordt bewaard in het cliëntendossier.
• De digitaal opgeslagen mails/klantgegevens per mail zijn beveiligd met een wachtwoord wat uitsluitend bekend is bij uw therapeut.